Zie jij ook wel eens op tegen een vergadering? Omdat deze chaotisch verloopt, er vage besluiten worden genomen en bijna altijd uitloopt? Nutteloze meetings leiden tot frustratie en minder werkplezier.
Neem je vergadering eens onder de loep en pas onderstaande tips toe om ervoor te zorgen dat je elkaars kostbare tijd zo goed mogelijk benut:
1. Heldere bestaansreden en gedeelde ambities
Succesvolle teams doorleven wat hun bestaansreden is en welke plek zij willen innemen binnen hun organisatie. We weten inmiddels allemaal dat mensen meer gemotiveerd zijn wanneer ze van betekenis kunnen zijn. Op het moment dat je als team bewust stilstaat bij je bestaansreden, deze samen vertaald naar concrete gedeelde ambities, zie je dat de energie binnen het team toeneemt. Daarnaast geven bestaansreden en gedeelde ambities richting. Hierdoor is het makkelijker prioriteiten bepalen. Er bestaan werkvormen om een praktische bestaansreden en ambities te formuleren.
2. Werk met een methodische agenda
Veel teams gebruiken iedere week een vast agenda, waarbij steeds dezelfde inhoudelijke punten worden besproken. Dit lekt energie, waarbij deelnemers afhaken.
Een methodisch gestuurde agenda daarentegen zoomt in op dat wat op dit moment belangrijk is om te bespreken. Het zorgt ervoor dat het team grenzen stelt en bewaakt. Voorafgaand stel je vast waar je wél over wilt spreken en hoeveel tijd je wil besteden aan (bijvoorbeeld) nieuwe ideeën.
3. Rust, reinheid en regelmaat
Wie herinnert zich niet deze uitspraak van de wijze oma? Zorg dat men loyaal is aan het overleg en deze niet (gemakkelijk) overslaat. Zorg dat je niet zomaar nieuw werk accepteert, maar dat je tijdens het overleg een moment hebt waarin je “nieuw werk” doorneemt en besluit of en wanneer dit opgepakt wordt. En zorg dat je rustmomenten inbouwt, waarin je reflecteert met elkaar en stilstaat bij successen.
4. Boek resultaten in periodes
In de financiële administratie is men al eeuwen gewend aan het toewijzen van (financiële) resultaten in periodes. Hierdoor kun je als team terugkijken op een periode en ‘reserveren’ voor toekomstige periodes. Een teamvergadering is hét moment om ontwikkelresultaten te 'boeken’.
Het vastleggen van dit soort resultaten was voorheen lastig in losse excel lijstjes, notulen, post-its, etc. Een vlucht naar whiteboard tooling lijkt verstandig en ziet er mooi uit. Omdat er geen intelligentie achter de kaartjes hangt ben je na het overleg nog steeds tijd kwijt met registratie van de voortgang.
Met een op Office365 gebaseerde add-on en lichte begeleiding helpen wij zakelijke teams met zinvol vergaderen en het verhogen van werkplezier